Die Quittung erfüllt also eine wichtige Funktion als Nachweis. Somit ist in § 368 des Bürgerlichen Gesetzbuches auch festgelegt, dass ein Gläubiger auf Nachfrage zur Ausstellung einer Quittung verpflichtet ist. Im Geschäftsalltag wird anhand einer Quittung meistens der Empfang einer Bargeldzahlung bestätigt, aber auch bei Zahlungen per Lastschrift oder Überweisung kann man sich nachträglich den Zahlungseingang durch eine Quittung bestätigen lassen. Das kann vor allem im Zusammenhang mit einem Mahnverfahren oder als Nachweis gegenüber dem Finanzamt sinnvoll sein. Generell ist für den Vorsteuerabzug die sorgfältige und fristgerechte Aufbewahrung von Quittungen in der Buchhaltung wichtig.

Welche Angaben dürfen auf keiner Quittung fehlen?

Dazu müssen auf einer Quittung folgende Angaben fehlerfrei enthalten sein: Ort und Datum der erhaltenen Zahlung oder Leistung, Firmenstempel und Unterschrift des Empfängers, Name des Zahlenden/Leistenden, Art und Menge des Produkts bzw. der Dienstleistung, Höhe des Nettobetrags in Zahlen und in Worten plus der anzuwendende Mehrwertsteuersatz (7 % oder 19 %).

Sollten Sie kein Gewerbetreibender sein müssen Sie keine Mehrwertsteuer ausweisen. Es reicht wenn der volle Betrag in Zahlen und Worten eingetragen wird.

Solange die notwendigen Angaben enthalten sind, kann eine Quittung formlos und ganz einfach handschriftlich auf Papier ausgestellt werden. Im Handel sind dafür auch Vordrucke mit Durchschlagpapier erhältlich, die meist bei Barzahlungen verwendet werden und wo die Details nur noch per Hand in das Quittungsformular eingetragen werden müssen. Der Empfänger (Auftragnehmer) erhält dann das Original und der Aussteller (Auftraggeber) der Quittung behält die Durchschrift als Kopie für seine eigenen Unterlagen.

Worauf man bei einer Quittung noch achten sollte

Es gilt außerdem: Sind auf einer Quittung die Pflichtangaben ordnungsgemäß enthalten, wird sie auch als Kleinbetragsrechnung akzeptiert. Auch Kassenbons werden häufig als Quittungen bezeichnet, sind bis zum einem Betrag von 250 Euro genau genommen jedoch Kleinbetragsrechnungen. Kleinunternehmer müssen übrigens auch hier darauf achten, dass sie die Umsatzsteuer nicht auf einer Quittung ausweisen. Auch eine Rechnung kann als Quittung fungieren, dazu muss sie allerdings mit dem Datum und dem Vermerk ‚Betrag erhalten’ versehen sein sowie mit der Unterschrift des Zahlungsempfängers.